Fatturazione elettronica: cosa, chi, quando, come



Fatturazione elettronica tra privati


Dal 01 gennaio 2019 è previsto l'obbligo di fatturazione elettronica tra privati.
Potrebbe sembrare un passaggio complicato ma noi lo renderemo semplice.


Domande e risposte frequenti

Cosa si intende per fatturazione elettronica tra privati?
Significa una fattura emessa da un’impresa nei confronti di un’altra impresa oppure da un’impresa nei confronti del consumatore finale.

Cos’è la fattura elettronica?
Fino ad oggi hai creato un file PDF da inviare al cliente via e-mail.
La fattura elettronica è un file in formato XML. Contiene le stesse informazioni del PDF, organizzate in modo diverso.

Posso vedere un esempio di fattura elettronica?
Di seguito è indicato l’esempio del contenuto di una fattura elettronica (una parte solo di essa, per non essere prolissi).

 <FatturaElettronicaBody>
  <DatiGenerali>
   <DatiGeneraliDocumento>
    <TipoDocumento>TD01</TipoDocumento>
    <Divisa>EUR</Divisa>
    <Data>2019-01-02</Data>
    <Numero>1</Numero>
    <ImportoTotaleDocumento>122.00</ImportoTotaleDocumento>

Come posso fare per produrre questo file XML?
Puoi utilizzare il ns. software come hai sempre fatto. Al posto di stampare la fattura, oppure di inviarla via e-mail in formato PDF, generi il file XML.
I ns. clienti creano fatture elettroniche già dal 2014 nei casi finora richiesti, sostanzialmente verso la pubblica amministrazione. La procedura di creazione del file XML è collaudata.

Avrò bisogno di funzioni a pagamento per produrre il file xml?
Per produrlo no, i clienti che emettono fatture con il ns. software dispongono già di funzioni integrate per la creazione della fattura elettronica. L’importante è avere una versione aggiornata del programma.

Una volta creato il file xml, cioè la fattura elettronica, lo invio al cliente?
No, la fattura elettronica va inviata al Sistema di Interscambio (che d’ora in poi abbrevieremo con SdI), di fatto è una piattaforma dell’Agenzia delle Entrate. È compito del SdI far recapitare la fattura al destinatario.
L’invio della fattura elettronica dal fornitore direttamente al cliente non è valido. Se il documento non passa per il SdI, la fattura è considerata come non emessa.

Come si fa ad inviare la fattura elettronica al Sistema di Interscambio?
Consigliamo di sottoscrivere un servizio, a pagamento, con un intermediario. Tu crei la fattura e a tutto il resto pensa lui. Nei prossimi mesi è ns. intenzione proporre un intermediario di ns. fiducia che preveda costi accettabili.
Resta inteso che ciascuno poi è libero di sottoscrivere il servizio con il gestore che preferisce. Tuttavia, chi opterà per l’intermediario da noi proposto, troverà un’elevata automazione nella fase di invio della fattura elettronica. Senza contare che, in caso di assistenza, potremo seguirti in tutti i passaggi, aspetto che non possiamo garantire se si sceglierà una soluzione diversa.

Vi sono modalità di invio gratuite, senza acquistare servizi a pagamento?
È possibile inviare il file XML al SdI come allegato ad un messaggio PEC. La prima fattura va inviata all’indirizzo sdi01@pec.fatturapa.it, con il primo messaggio di risposta il SdI comunica al soggetto trasmittente l’indirizzo PEC che dovrà utilizzare dal secondo invio in poi.
L’utilizzo della PEC obbliga l’utente a controllare manualmente gli esiti sotto forma di messaggi in entrata (ricevuta di consegna, eventuale ricevuta di scarto, di impossibilità di recapito del file, ecc.). La procedura può diventare noiosa ed è probabilmente più elevato il rischio di incorrere in qualche errore manuale.
È una modalità che non ci sentiamo di consigliare.

Altre possibilità, sempre gratuite?
È possibile inviare la fattura al SdI sfruttando una funzione situata nell’area riservata del sito web dell’Agenzia delle Entrate.
Se si è iscritti alla Camera di Commercio, si può richiedere di utilizzare un loro servizio base per la compilazione e la trasmissione.
Anche queste sono modalità che non ci sentiamo di consigliare.

Mi risulta che l’Agenzia delle Entrate abbia creato un’app per compilare un’intera fattura elettronica senza necessità di ricorrere ad un software gestionale, è così?
L’Agenzia delle Entrate dà la possibilità di compilare a mano un’intera fattura elettronica sia dall’area riservata che da un’app per Windows come pure da un’app per smartphone.
La compilazione manuale di un’intera fattura elettronica mette a dura prova la pazienza dell’utilizzatore. È un po' come creare una fattura manuale con Excel ma con dati più complessi e con meno automatismi.

Come posso accedere all’area riservata del sito web dell’Agenzia delle Entrate per provare comunque questi servizi gratuiti?
Attraverso il seguente link:
https://www.agenziaentrate.gov.it/wps/portal/entrate/areariservata.
Se non si è in possesso delle credenziali per entrare nell’area riservata, si consideri che la richiesta del PIN può comportare diversi giorni di attesa.
Si può accedere anche tramite SPID, Sistema Pubblico di Identità Digitale, si tratta di un’identità digitale con la quale si può accedere a tutti i servizi online della pubblica amministrazione. Anche qui le credenziali non si ottengono in un attimo.
Per maggiori informazioni su SPID:
https://www.spid.gov.it/richiedi-spid.
Può sempre essere utile richiedere per tempo l’accesso all’area riservata, se ancora non è stato fatto, anche solo per esercitare alcune opzioni o per semplici consultazioni. Attenzione che in quest’area si trovano informazioni riservate, è bene custodire con cura le credenziali di accesso.

Tornando all’invio della fattura elettronica, è possibile che una fattura inviata al SdI venga scartata?
Sì, il SdI effettua un controllo formale sul contenuto del file XML. Ad esempio, la fattura può essere scartata perché mancano informazioni obbligatorie oppure sono presenti dati incongruenti.

Una volta che la fattura è inviata e non vi sono segnalazioni di scarto?
Si deve operare con la conservazione sostitutiva. Chi emette una fattura elettronica non può pensare di stampare il documento per poi conservare il cartaceo nei suoi archivi. Conservazione sostitutiva significa conservare a norma documenti in formato elettronico ovvero dematerializzati.

Posso fare la conservazione sostitutiva da solo?
La conservazione sostitutiva fai da te è poco praticabile. Bisogna essere specializzati e continuamente aggiornati con la normativa in evoluzione.

E allora chi la pratica questa conservazione sostitutiva?
Se si è sottoscritto il servizio di un intermediario per l’invio delle fatture elettroniche, tale servizio prevede normalmente anche la conservazione sostitutiva.
Diversamente, può essere la stessa Agenzia delle Entrate, su richiesta, ad operare la conservazione. Per richiederlo, entrare nel sito web dell’Agenzia delle Entrate (si deve essere già in possesso del PIN o di SPID) in corrispondenza della sezione “Fatturazione elettronica”, da qui al link “Accedi alla sezione conservazione”, abilitare le opzioni e confermare l’adesione.

Mi sono accorto che devo variare una fattura già inviata al SdI, come posso fare?
L’unica possibilità è emettere una nota di credito e una successiva fattura. Non c’è alcun modo di modificare una fattura già accettata dal SdI. Re-inviare una fattura già accettata comporterebbe il rifiuto di quest’ultima in quanto documento duplicato.
È un sistema più rigido rispetto a quello tradizionale, le eccezioni faranno perdere più tempo.

Posso inviare le fatture elettroniche verso imprese tramite un intermediario e le fatture elettroniche verso la pubblica amministrazione tramite un altro intermediario?
Non lo consigliamo ma è possibile. Se la conservazione sostitutiva è demandata ai due intermediari, si deve aver cura di adottare due numerazioni di fattura distinte. Ci risulta che tutte le fatture di un determinato sezionale debbano essere conservate utilizzando lo stesso sistema.

La fattura elettronica emessa verso un’impresa ha la stessa struttura di quella emessa verso la pubblica amministrazione?
Innanzitutto, si precisa che la modalità di fatturazione elettronica verso la pubblica amministrazione continua ad essere adempiuta secondo le indicazioni del Decreto Ministeriale n. 55/2015. Ad esempio, continua ad essere obbligatoria l’apposizione della firma digitale al file XML, obbligatorietà non prevista nella fattura tra privati.
La struttura del file XML per il momento è coincidente, però le specifiche tecniche sono distinte e per il futuro la questione non è chiara. Un intermediario che prevede, nello stesso servizio, la fatturazione elettronica tra privati e verso la pubblica amministrazione, permetterà di evitare alcune complicazioni.

Cosa significa fatturazione B2B e B2C?
La sigla B2B sta per “Business-to-Business”, fatture emesse da un’impresa verso un’altra impresa.
La sigla B2C sta per “Business-to-Consumer” oppure “Business-to-Customer”, fatture emesse da un’impresa verso il consumatore finale (avente codice fiscale ma non partita Iva).
Esiste anche la sigla B2G la quale sta per “Business-to-Government”, fatturazione B2G significa fatture emesse da un’impresa verso la pubblica amministrazione.

Una fattura emessa al consumatore finale come funziona?
Si deve emettere fattura elettronica con invio al SdI come per tutti gli altri casi. In più, si deve consegnare/inviare al cliente una copia analogica della fattura, cioè la copia cartacea e quindi non valida, indicando che la fattura elettronica è disponibile nella sua area riservata dell’Agenzia delle Entrate. Si può evitare di consegnare/inviare la copia analogica se il cliente ne fa espressa rinuncia.
Se il cliente è dotato di indirizzo PEC, e questo indirizzo è specificato nella fattura elettronica, non c’è bisogno di consegnare/inviare la copia analogica in quanto la fattura elettronica sarà recapitata dal SdI nella sua casella di posta certificata.

Cosa succede con le fatture emesse verso clienti esteri?
Non c’è l’obbligo della fattura elettronica.
Si ritiene necessario adottare una numerazione distinta per le fatture emesse in modalità tradizionale. Diversamente, devono essere portate in conservazione sostitutiva insieme alle fatture elettroniche, ma questa potrebbe essere un’operazione complicata perché le fatture tradizionali non passano per il SdI.

Come faccio a ricevere la fattura elettronica dai miei fornitori?
Se hai sottoscritto un servizio con un intermediario per l’invio delle fatture di vendita, normalmente questo servizio prevede anche la ricezione; il SdI farà pervenire le fatture di acquisto nel medesimo servizio. Pertanto, da un unico applicativo web, potrai vedere sia fatture attive che passive.
Se non hai sottoscritto alcun servizio, il SdI farà pervenire le fatture di acquisto attraverso la PEC.
Chi riceve una fattura di acquisto via PEC generalmente non sa come aprirla in quanto non c’è un programma associato, se riesce ad aprirla la trova poco comprensibile. Bisogna passare per un processo di trasformazione, non è una cosa immediata e anche questo continua a rendere la PEC un sistema che non ci sentiamo di consigliare. Una fattura aperta all’interno del sistema di un intermediario è leggibile, la si può consultare, stampare e controllare in modo agevole.

Anche le fatture elettroniche di acquisto devono essere conservate a norma?
La conservazione sostitutiva vale anche per le fatture di acquisto.
La regola generalmente è la seguente: se il cedente/prestatore è obbligato a emettere fattura elettronica, il cessionario/committente - cioè chi riceve la fattura elettronica - deve attivarsi con la conservazione sostitutiva.
Se si ricevono le fatture elettroniche tramite il servizio di un intermediario, tale servizio prevede normalmente anche la conservazione sostitutiva.

E le fatture ricevute da fornitori esteri?
Anche qui non c’è l’obbligo di ricevere la fattura elettronica, probabilmente si riceveranno fatture tradizionali.
Per chi gestisce la contabilità internamente, si ritiene necessario adottare un registro acquisti dedicato, sempre per motivi di conservazione cartacea anziché sostitutiva.

Siete favorevoli o contrari all’introduzione della fattura elettronica?
Saremmo favorevoli se venisse introdotta per convenienza, non per imposizione.
Ad ogni modo ci stiamo adoperando per rendere più pratiche le operazioni che l’utente dovrà compiere.

Quest’obbligo è stato introdotto per modernizzare il Paese?
Molte imprese, ancor oggi, emettono fatture con Excel o compilando a mano un blocco acquistato in cartoleria. Ora più che mai vi è l’opportunità di dotarsi di software gestionale. Non solo per emettere fatture ma anche per gestire ordini, ddt, scadenze e molto altro. Con un software gestionale si risparmia tempo e si è più efficienti.
Comunque, la risposta è no. L’obbligo è stato introdotto per contrastare evasione e frodi.

Però chi evade non fattura
Quella parte di evasione non sarà recuperata con quest’obbligo. Chi prima non emetteva fattura non diventerà più virtuoso.

L’obbligo vige in tutti gli stati europei?
No, ci risulta che lo sia solo in Italia e in Portogallo. L’Unione europea ha sempre previsto la fattura elettronica come una facoltà, l’Italia nel 2017 ha chiesto una deroga per renderla obbligatoria.

Ci sono dei soggetti esclusi da quest’obbligo?
I soggetti che rientrano nei regimi agevolati di vantaggio, forfettario o dell’agricoltura.

Qual è la normativa di riferimento?
Legge di bilancio 2018 (legge 205/2017).

Ci sono dei soggetti che hanno l’obbligo di partire prima del 01 gennaio 2019?
Dal 01 luglio 2018 vi è l’obbligo di fattura elettronica per le prestazioni rese da subappaltatori e subcontraenti nel quadro di un contratto di appalto stipulato con un’amministrazione pubblica.
L’obbligo, sempre dal 01 luglio 2018, c’è anche per le cessioni di carburanti per autotrazione, ma solo per la catena all’ingrosso. Per i distributori stradali è stato prorogato al 01 gennaio 2019.

Dove posso trovare approfondimenti?
Nel sito web dell’Agenzia delle Entrate:
https://www.agenziaentrate.gov.it.


11 luglio 2018